郵箱抄送是什么意思(郵件抄送和發送的區別)
郵箱抄送是什么意思
作者: 四知錄
2020-05-13 17:31:54
[ 聞蜂導讀 ] 發送郵件,早已是職場中常用的工作手段??墒?,你確定你會發郵件嗎?尤其是需要發給誰,抄送給誰的時候?

先從我自己的經歷說起吧。

我一直以為自己對于職場的關系還處理還是比較手到擒拿了,想不到,幾天前處理一個投訴事件的時候,還是犯了一個錯誤。事情的經過是這樣的:

我接手了兩個學生的投訴。他們投訴教自己的老師是A,可是給她們批改學術作業的是M(M是A的領導,但兩個學生并不知道)。

其實這也倒還好,可是作業交給M后,M判為不合格,于是她們修改了作業,修改后還問了老師A的意見,老師A說沒問題了。于是她們把作業重新提交,可是作業提交后,又被判為了不合格。他們找A理論,A說他沒有權利更改結果,也沒有權利改她們的作業。于是,她們只好再改再提交,可是結果依然是不合格。

兩個學生非常氣憤。一個是已經畢業一個月了,就因為作業的問題,遲遲拿不到畢業證。另一個學生馬上就要畢業了,擔心這樣下去肯定會耽誤自己接下來的簽證申請。

我安撫了這兩位學生,答應會幫助他們解決問題。然后我跟領導S溝通了一下這起投訴,并發送郵件給M尋求幫助,抄送給了S和另外一位領導L。

很快我就收到了M回復的郵件,并再次跟S溝通解決方案。S說我不用給M回復郵件了,直接給學生回復郵件,說作業已經分配給M,A批改不了,我們會給充分的時間她們修改,并提示答題不能抄襲,要理解后用自己的語言輸出。

S讓我將這封郵件抄送給A和M。我原本打算也抄送一下給她,她說不用了。我接收了這個指令,然后把郵件發送了出去。

可是,就在我剛剛發送完這個郵件后,S過來找我說不用發了,事情已經解決了,說A已經在批改兩個學生的作業了。

事情也的確如此,因為我很快就收到了A的郵件,說一個學生的作業已經改完,另外一個正在改。聽到這個消息,我有些崩潰,這不是給自己打臉嗎?不僅是給自己打臉,還打了A, M, 學校的臉。

果然,第二天一大早,我就收到了老板的郵件,批評我沒有事先和M溝通,郵件發給學生給出了不準確的信息。

好了,我的故事先講到這里。

不會抄送郵件,說明你根本不懂職場政治

我們來分析一下,這個故事中我犯的錯誤。

有人肯定會說,這不太明顯了嗎?作業都回到A批改了,結果我還發郵件告訴學生不能由A批改,這不是錯誤是什么?

的確如此,這是很明顯的錯誤,沒有事先和M確認一下郵件內容,就直接把郵件發給了學生,這是不對的。但也請大家仔細想想,我的行動,不是領導S直接指示的嗎?

然而,雖然是領導S指示的,她卻并沒有讓我把郵件抄送給她。結果M收到郵件后,可能就會以為我擅自行動,而且帶有一點越級的性質(M至少和S平級,甚至更高)給學生發了一封沒有深思熟慮,以及沒有經過我的直屬領導和她確認的郵件。

我想,這大概也是為什么第二天一大早老板直接給我發郵件批評我,而且郵件也只是抄送給M和A。可想而知,我的郵件M一定很氣憤地轉給了老板。而老板看到我的郵件,一看,也沒有抄送給S和L,就更加覺得我越級和擅自行動了。

反過來說,假如我當時堅持一下,對S說,抄送給你就是讓你知道一下我發的什么嘛。一旦加上了抄送直屬領導,意義就大不一樣了。

M會知道說,這封郵件,是經過了S手的。雖然郵件內容有錯誤,她不會認為主要責任人在我。

在追究責任的時候,她可能會先跟S溝通一下,而不是直接將郵件轉給了老板。因為她和S畢竟是平級的關系,也不能撕破了臉面?;蛘呒幢戕D給了老板,老板看到抄送給了S,可能就不會直接批評我了,或者批評的力度就會小很多了。

不會抄送郵件,說明你根本不懂職場政治

話說回來,為什么正確地抄送郵件如此重要?其實通過上面我的故事,大家應該可以瞥見一些端倪。

郵件集處理和匯報工作于一身,因而本身就帶有職場政治屬性。

發送給誰,抄送給誰,誰在前,誰在后,什么時候是發送,什么時候要抄送(或密送,下同),哪些郵件要抄送,都是有講究的,而且一定要和同事的級別聯系起來。

如果發送抄送得當,能夠體現你優秀的職業素養,還能得到領導的贊許。如果發送抄送不當,很可能你會得罪同事和領導,甚至會影響評優晉升。

正確的發送和抄送,代表著對下級、平級和上級的尊重。此外,正確地抄送給上級,也是在保護自己。不要像我上面一樣,明明是領導的指示,卻自個兒干吃啞巴虧。

好了,廢話不多說了,給大家上一點干貨:

1. 明確發送和抄送的區別:發送一般是直接匯報或交接工作;抄送是在直接匯報或交接對象之外,同時也讓第三者或更多的人知道,但是他們無需接手處理郵件本身的內容;密送是在抄送的基礎上,不讓匯報或交接對象知道。

2. 重要郵件,一定要抄送給直屬領導。

3. 抄送多個人,建議直屬領導第一,直屬領導的領導第二,其他部門領導第三,其余相關人等按事情相關度和部門遠近排序。

4. 平級的領導或同事,最好不要發送一個人,抄送給另一個人。

5. 未經直屬領導同意,不要發送給不相關的人,抄送給其他平級領導或大領導。

學會了發送抄送郵件,你的職場道路一定不會差。加油吧!

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